Hotelový management

Organizační struktura hotelu

 

Soubor úkolů a formálních pracovních vztahů vytvořených k využití předností specializace. Systém vertikální a horizontální koordinace navržen tak, aby sjednotil jednotlivé specializované části.

 

Charakteristika       

  • dělba práce,
  • mechanizmy koordinace,
  • distribuce rozhodovacích pravomocí,
  • organizační hranice,
  • legitimity vztahů nadřízenosti a podřízenosti.

 

Malý hotel – kumulace funkcí, malý počet útvarů a jednoduché závislosti mezi nimi.

Velký hotel – velký počet útvarů, mnohočetně propojeny.

 

Cílem je vytvořit organizační strukturu co nejjednodušší, přehlednou a jednoznačně co nejpřesněji musí být znát jasná dělba práce a rozdělení odpovědností a pravomocí. Studium organizační struktury je základním krokem k poznání řízení hotelu.

 

Organizace – způsob uspořádání, zařazení jednotlivých složek do celku, útvaru, soustavy.

  1. Institucionální chápání pojmu – označení objektu, jehož základními prvky jsou lidé.
  2. Statické chápání pojmu – ve významu vnitřního uspořádání.

Organizovaný – cílevědomě uspořádaný vedený systém.

Organizování – proces uspořádávání, vytváření pořádku a harmonie.

Organizační struktura – struktura prvků organizace, které tu představují jednotlivá pracoviště s důrazem na vztahy mezi nimi.

Řídící systém = top management, řízený systém = provozní management.

 

Funkce organizační struktury v řízení hotelu – organizačně vymezit základní prvky, definovat vztahy mezi nimi a to tak, aby struktura odpovídala charakteru řízení. Posláním struktury je vytvářet podmínky pro účinné řízení.

 

Tvorba organizační struktury

  1. Analýza – na základě cílů firmy je třeba identifikovat její úkoly.
  2. Syntéza – úkoly je nutné seskupit tak, aby bylo možné je co nejlépe realizovat prostřednictvím pracovních týmů, které představují základní organizační jednotky.
  3. Pravomoc – bývá delegovaná a představuje volnost propůjčenou pracovníkovi k využití svého úsudku při plnění úkolu.
  4. Stupně řízení – vzniká v důsledku toho, že manažer může zvládnout jen omezené množství pracovníků. Vytvořená místa je nutné vertikálně a horizontálně provázat pomocí vztahů nadřízenosti a podřízenosti a pomocí informačních toků.

 

Formy organizačních struktur

 

1. Funkcionální organizace – nejznámější struktura, vychází ze specializace, na základě seskupení stejných činností se vytváří útvary.

 

 

 

2. Objektově orientovaná organizace – vychází z orientace na objekty, kterými mohou být poskytované služby. Tento typ se používá u hotelových společností.

 

 

 

Územní model

 

 

TOP MANAGEMENT

 

Top managementem rozumíme nejvyšší vedení společnosti:

  • Na úseku ředitele: generální ředitel hotelu, asistent ředitele, sekretářka ředitele, právník.
  • Dále: ekonomický ředitel, obchodní ředitel, prodejní a marketingový ředitel, finanční ředitel, personální ředitel, manažer jakosti.

 

Povinnosti vedoucích pracovníků:

  1. řídit a kontrolovat práci a pravidelně hodnotit poměr zaměstnanců k práci a k pracovnímu kolektivu a pracovní výsledky,
  2. v zájmu zvyšování produktivity práce co nejlépe organizovat práci a dbát, aby výroba odpovídala podle hospodářských a technických možností požadavkům technicko-ekonomického rozvoje,
  3. vytvářet příznivé pracovní podmínky a zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci,
  4. zabezpečovat odměňování zaměstnanců podle mzdových předpisů a kolektivních smluv, popřípadě vnitřních mzdových předpisů nebo pracovních smluv a diferencovat mzdu zaměstnanců podle jejich výkonnosti a zásluh o konečné výsledky práce,
  5. vytvářet příznivé podmínky pro zvyšování odborné úrovně zaměstnanců a pro uspokojování jejich kulturních a sociálních potřeb,
  6. zabezpečovat dodržování právních a jiných předpisů, zejména vést zaměstnance k pracovní kázni, oceňovat jejich iniciativu a pracovní úsilí, zajišťovat, aby nedocházelo k porušování pracovní kázně a k neplnění povinností,
  7. zabezpečovat přijetí včasných a účinných opatření k ochraně majetku zaměstnavatele.

 

 

Náplně práce jednotlivých pracovníků

 

Ředitel

  • řídí činnost hotelu v souladu s příslušnými zákony a ostatními obecně závaznými předpisy,
  • zabezpečuje plnění úkolů, které mu ukládají orgány společnosti,
  • odpovídá za řízení hotelu a splnění úkolů orgánům společnosti.

 

Asistent ředitele

  • řídí práci sekretářky, odpovídá za celkový chod sekretariátu,
  • sjednává pracovní schůzky ředitele,
  • pořizuje záznamy a protokoly z důležitých porad a jednání – vede evidenci úkolů uložených ředitelem,
  • provádí překlady cizojazyčné korespondence a materiálů,
  • organizačně zabezpečuje přípravu na jednání porad ředitele, včetně porad a zasedání orgánů společnosti,
  • připravuje písemné materiály a podklady pro ředitele.

 

Sekretářka

  • odpovídá za správné a včasné vyřizování veškeré administrativní agendy ředitele hotelu,
  • vede evidenci došlé pošty do hotelu a má na starosti její distribuci podle        spisového řádu hotelu,
  • vykonává další práce podle dispozic ředitele hotelu.

 

Právník

  • sleduje dodržování všech právních norem z hlediska právní prevence, zejména v oblasti obchodního
    a pracovního práva,
  • z pověření ředitele jedná v právních záležitostech před soudy a orgány státní správy,
  • spravuje pojistnou smlouvu a vede agendu pojistných událostí,
  • vede majetkoprávní agendu hotelu (právní vymáhání pohledávek),
  • vypracovává kolektivní smlouvu hotelu, včetně jejího vyhodnocování a zabezpečuje uzavírání příslušných půjček,
  • poskytuje právní konzultace odborným úsekům při řešení jejich záležitostí,
  • vede evidenci o sbírkách zákonů a dalších právních normách a předpisech,
  • vyřizuje veškeré právní záležitosti týkající se hotelu, vypracovává návrhy hospodářských smluv, stanoviska k jednotlivým případům i pracovně-právním sporům,
  • zpracovává organizační normy hotelu,
  • zpracovává stanoviska k materiálům předkládaným řediteli, plní jmenovité úkoly uložené mu ředitelem.

 

Ekonomický ředitel

Ekonomický ředitel vykonává funkci statutárního zástupce ředitele. Odpovídá řediteli zejména za:

  • využívání ekonomických nástrojů v řízení hotelu a za neustálé zvyšování efektivnosti jeho hospodářské činnosti,
  • mzdovou politiku v rámci hotelu a uplatňování účelné diferenciace ve hmotné zainteresovanosti pracovníků,
  • vnitropodnikové plánování, sestavování návrhů plánů, rozpis plánu uvnitř hotelu kontrolu jeho plnění,
  • zpracování rozboru hospodářské činnosti hotelu,
  • přípravu příslušných statistických výkazů – měsíčních, čtvrtletních, ročních,
  • koordinaci vazeb mezi všemi složkami informační soustavy hotelu (účetní evidence, plánu, statistiky, operativně technické evidence, rozpočet, kalkulace),
  • optimální cenovou tvorbu a cenovou politiku ve vazbě na dosahování stanovených ekonomických parametrů hotelu,
  • uplatňování kontrolní funkce účetnictví a ostatních složek IS,
  • finanční a pokladní kázeň a plnění určených vztahů ke státnímu rozpočtu,
  • metodické řízení informační soustavy hotelu v ostatních úsecích a metodické řízení hotelové pokladny, skladů potravin, HIM z hlediska optimální výše a obrátky zásob.

 

Obchodní ředitel

Odpovídá řediteli v oblasti stravování a odbytu zejména za:

  • organizaci a řízení obchodního úseku,
  • plnění úkolů finančního plánu, zejména tržeb za stravování a stravovací služby, včetně výše obchodního rozpětí,
  • řízení cen ve stravování, včetně služeb podle platných zásad,
  • rozvoj obchodní sítě a služeb hotelu,
  • organizování gastronomických akcí,
  • stanovení koncepce ve výrobě pokrmů a inovací sortimentu,
  • řízení procesu zásobování zbožím, surovinami a pomocným materiálem určeným pro odbytovou činnost v souladu s potřebami provozu a podle zásad platných pro tuto sféru činnosti včetně jednání s dodavateli,
  • stanovení zásad a koncepce v rozvoji materiálně technické základny hotelu z hlediska vybavenosti odbytových středisek, dispozičního řešení, zásad provozu a hospodárnosti vynakládaných prostředků na jejich údržbu
    a modernizaci,
  • kontrolu dodržování zúčtovacích systémů a vedení operativně technické evidence tržeb,
  • organizaci hudebního a programového provozu, hodnocení docilovaných výsledků v oblasti ekonomiky hotelu,
  • provádění rozborové a statistické činnosti,
  • dodržování zásad hospodaření s energiemi,
  • vyřizování reklamací a stížností zákazníků v jeho působnosti,
  • spolupráci s obchodními partnery na využívání restauračních kapacit hotelu,
  • přímo řídí asistenty (pro stravování, nápojového, snídaňového, programového, kontrolního),
  • spolupodílí se na sestavování výrobního programu na všech odbytových střediscích,
  • spolupracuje při provádění účinné propagace služeb hotelu.

 

Asistent obchodního ředitele

  • pracuje podle pokynů obchodního ředitele,
  • zajišťuje provozní dohled v odbytových střediscích,
  • provádí kontrolu provozu, zejména dodržování zásad poctivosti prodeje, zúčtování s hostem, hygienických předpisů, úrovně služeb, dodržování bezpečnostních předpisů při práci a předpisů požární ochrany. Ve své činnosti se řídí předpisy a pokyny vztahujícími se na činnosti kontrolovaného pracoviště,
  • kontroluje technický stav vybavení středisek, předkládá nároky na jeho údržbu a kontroluje jeho provedení,
  • kontroluje dodržování pracovních předpisů a předpisů týkajících se ochrany majetku,
  • připravuje příslušné podklady pro rozborovou a řídící činnost,
  • prosazuje uplatňování nových forem obchodně provozní činnosti a zavádění mechanizace v oblasti provozu,
  • spolupracuje na přípravě i realizaci obchodní a cenové politiky na stravovacím úseku,
  • dodržuje zákon na ochranu spotřebitele,
  • dodržuje předepsané normy vybavení a obsluhy,
  • včasně a řádně provádí vyúčtování svěřených hodnot,
  • hodnotí výkon a kvalitu práce podřízených pracovníků,
  • zajišťuje obchodní akce,
  • včasně a řádně vyřizuje stížnosti a reklamace.

 

Prodejní a marketingový ředitel

  • spolupracuje při řízení cenové politiky a tvorby cen,
  • vytváří marketingovou strategii,
  • zajišťuje výzkum spotřebitelské poptávky (trhu) a zpracovává návrhy obchodně provozních záměrů,
  • připravuje návrhy smluv s obchodními partnery v oblasti kontrahování ubytovacích a stravovacích kapacit,
  • vyřizuje zahraniční korespondenci týkající se otázek prodeje, obchodní politiky, cenových otázek, zajišťuje propagační a reklamní činnost, udržuje kontakty a vede jednání s obchodními partnery z tuzemska i zahraničí,
  • zabývá se problematikou public relations a pomáhá při vytváření dobré publicity hotelu,
  • zpracovává návrhy na formy péče o VIP hosty a podílí se na zabezpečení jejich realizace,
  • zajišťuje reklamu a propagaci, styk s veřejností a společenský styk s hostem.

 

Finanční ředitel

  • odpovídá za dodržování účetní a finanční kázně a za dodržování zákonnosti v hotelu dle platných zákonů, směrnic a předpisů,
  • odpovídá za správné vedení uzavřeného okruhu účetnictví, včetně dodržování platné metodiky účetnictví, plánování, financování a rozpočtu,
  • předkládá k právnímu vymáhání všechny případy neuhrazených pohledávek odběrateli,
  • provádí likvidaci všech faktur a finančních záležitostí hotelu, včetně úhrad faktur vůči všem dodavatelům zboží a materiálu, prací a služeb,
  • odpovídá za vedení předepsané pokladní agendy dle příslušných předpisů, provádí výplaty mezd zaměstnancům,
  • vede operativně technickou evidenci o zásobách a stavu,
  • provádí kontrolu všech podkladů k vyúčtování, denní kontrolu tržeb dle jednotlivých středisek,
  • zpracovává agendy majetku,
  • zabezpečuje pokladní službu hotelu, včetně výplat mezd pracovníkům aj.,
  • podílí se na provádění inventarizací majetku a závazků a vede evidenci o provedených inventarizacích,
  • vyhodnocuje výsledky inventarizací a navrhuje vypořádání inventarizačních rozdílů ve stanovených termínech,
  • na základě výsledků inventur navrhuje opatření k zabezpečení ochrany majetku, k zabránění škod na hospodářských prostředcích a k neúčelnému hromadění a skladování hospodářských prostředků,
  • předkládá řediteli kompletní materiály o jednotlivých inventarizacích k rozhodnutí, spolu s návrhem na vypořádání a měsíčně vyhotovuje protokol o provedených inventarizacích,
  • stanovených lhůtám ekonomickému úseku k účetnímu zpracování,
  • posuzuje vzniklé škody,
  • vystavuje příslušné škodní protokoly se všemi náležitostmi, které předkládá k zúčtování,
  • měsíčně vyhotovuje protokol o provedených inventarizacích.

 

Personální ředitel

  • odpovídá za dodržování a správné vedení personální evidence hotelu a její doplňování v předepsaných termínech,
  • realizuje mzdovou politiku v rámci hotelu,
  • zabezpečuje v rámci platných mzdových předpisů uplatňování mzdové soustavy, dodržování mzdových předpisů, platových a prémiových řádů,
  • vypracovává mzdové bilance a provádí výklad mzdových a pracovně-právních předpisů v hotelu,
  • provádí výpočet mezd zaměstnancům a s tím spojené výpočty daně z příjmů a dávek nemocenského
    a sociálního zabezpečení,
  • vypracovává návrhy profilů zaměstnanců hotelu,
  • zpracovává rozbory čerpání mzdových prostředků, plán personálního rozvoje a vede statistické výkaznictví z oblasti své činnosti,
  • zajišťuje nábor nových zaměstnanců,
  • organizuje zvyšování kvalifikace,
  • pečuje o absolventy škol v době jejich nástupní praxe,
  • vede a zpracovává osobní agendu zaměstnanců,
  • podílí se na vypracování kolektivní smlouvy.

 

Manager jakosti

Vrcholové vedení může prostřednictvím své vůdcovské role a svými činy vytvářet prostředí, v němž jsou pracovníci plně zapojeni a v němž může být systém managementu jakosti efektivně provozován.

 

PROVOZNÍ MANAGEMENT

Provozním managementem se rozumí jednotlivé úseky hotelu a jejich části:

- Ubytovací úsek - front office, housekeeping

- Stravovací úsek - část výrobní, odbytová, skladovací

- Technický úsek - údržba, informační technologie, prádelna, zahradnictví, garáže atd.